Chorus pro ne demande ni mode d’emploi complexe ni formation d’ingénieur : déposer une facture y tient plus du réflexe administratif que du parcours du combattant. Pourtant, chaque étape mal maîtrisée peut retarder un paiement ou semer le doute chez les fournisseurs déjà pressés par le temps.
Chorus pro : une plateforme de facturation spéciale
Depuis le 1er janvier 2020, déposer ses factures dématérialisées sur le portail chorus pro s’est imposé comme une règle à suivre pour chaque entreprise collaborant avec une entité publique. Que votre structure compte trois salariés ou trois mille, la transmission électronique est désormais la norme pour toute la sphère privée ou publique qui fournit des biens ou services à l’État, aux collectivités ou aux hôpitaux.
Chorus pro rassemble tous les fournisseurs, du petit prestataire local au mastodonte du CAC 40, sur un même espace en ligne. Et si la connexion via le site web reste la plus répandue, il existe aussi des moyens d’intégrer Chorus pro directement à votre système d’information grâce à des connecteurs comme ceux d’Arteva. Cette intégration fluidifie l’envoi, automatise des tâches et, au passage, libère du temps pour d’autres priorités.
Préparer son dépôt de factures sur Chorus pro
Avant de transmettre quoi que ce soit, il faut s’organiser un minimum. Le portail Chorus pro est accessible depuis n’importe quel navigateur, ou via les outils métiers de votre entreprise dans le cas d’une connexion API ou EDI. Deux options principales s’offrent à vous : saisir chaque facture à la main ou déposer un fichier PDF déjà préparé, la majorité des utilisateurs choisissent cette seconde solution, plus rapide au quotidien.
Pour cela, enregistrez vos factures sur votre poste de travail. Une fois prêtes, direction le portail pour les transmettre à l’entité publique concernée. Le dépôt par lots est aussi possible : il suffit de regrouper vos factures dans une archive .zip ou .tar.gz avant de les envoyer. L’interface accepte ces formats sans sourciller.
N’oubliez pas, un compte Chorus pro est requis avant toute opération. L’inscription des fournisseurs s’effectue exclusivement en ligne, sur le portail. Munissez-vous de vos identifiants : c’est la clé pour accéder à l’ensemble des fonctionnalités, que ce soit en direct sur le site ou via un logiciel connecté.
Procéder au dépôt de factures sur Chorus pro
La méthode diffère légèrement selon que vous passiez par un logiciel de gestion comptable ou un outil spécialement conçu pour Chorus pro. Le point de départ, lui, ne change pas : il faut accéder à l’application “Factures émises” dans le menu “Facturation”, puis cliquer sur “Déposer facture”.
Voici comment se déroule la suite, étape par étape :
- Importer le fichier de la ou des factures : Une fenêtre “Dépôt d’une nouvelle facture” s’ouvre. Sélectionnez le document à transmettre. Le format du fichier est reconnu automatiquement par Chorus pro. Sur cette même fenêtre, choisissez le cadre de facturation, fourniture ou service, par exemple, puis identifiez votre entreprise dans la rubrique “structure”. Cliquez sur “continuer” pour valider ce premier envoi.
- Confirmation du dépôt : Chorus pro vérifie le fichier et enregistre immédiatement les factures qui ne présentent pas d’anomalie. Un message de confirmation apparaît, mentionnant le numéro du lot ou celui de la facture. Vous pouvez alors compléter le formulaire dédié à l’entité publique destinataire.
- Finaliser le dépôt : À cette étape, le numéro SIRET du destinataire est indispensable. Si vous connaissez également son code service, ajoutez-le. Renseignez ensuite la section “Références” : numéro de facture, date de dépôt. La plupart des champs se remplissent automatiquement. Un conseil : contrôlez les informations pré-remplies et complétez celles qui manquent avant de valider l’envoi de vos factures.
En suivant ce chemin, déposer une facture sur Chorus pro ne prend que quelques minutes. Et ce temps, une fois maîtrisé, peut vite devenir un réflexe : les factures transitent sans accroc, les paiements suivent, et l’énergie économisée profite à ce qui compte vraiment. Sur l’écran, la validation finale prend des airs de feu vert : la preuve que la dématérialisation, parfois si abstraite, avance aussi à visage humain.
