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Que sont les logiciels de bureautique ?

Que sont les logiciels de bureautique ?

Ressources de workflow

  1. Qu’ est-ce que la bureautique ?
  2. Qu’ est-ce qu’un système de bureautique ?
  3. Pourquoi utiliser un système bureautique ?
  4. Avantages de l’automatisation des workflows
  5. Les cinq éléments essentiels des outils de bureautique
    1. Concepteur de workflow facile
    2. Compatibilité mobile
    3. Intégration avec d’autres logiciels
    4. Rapports et analyses
    5. Options de contrôle d’accès
  6. Quelles sont les fonctions des logiciels de bureautique ?
  7. Conclusion

Qu’ est-ce que la bureautique ?

automatisation bureautique L’ est le processus qui consiste à surveiller le flux de données par lui-même sans aucune intervention humaine, inexactitudes et erreurs. C’est le processus consistant à utiliser un outil d’automatisation pour créer, collecter, stocker, analyser et partager des données confidentielles de bureau qui est nécessaire pour accomplir efficacement les tâches et les processus courants de base.

La technologie a eu un impact sérieux sur le quotidien travail de l’administration de bureau. Les courriels ont remplacé les mémos, les disques partagés ont supprimé les classeurs et la biométrie a repris l’estampage des feuilles de temps des employés. De nombreuses entreprises pensent qu’elles ont atteint le nirvana de bureautique simplement en passant sans papier.

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Mais la bureautique est un jeu de balle tout à fait différent.

L’ utilisation de formulaires en ligne et l’envoi d’invitations Google Agenda peuvent signifier que vous avez abandonné beaucoup de papier, mais cela ne signifie pas que vous êtes automatisé. Cela signifie simplement qu’au lieu de pousser autour du papier, vous poussez autour des données.

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La manipulation électronique du travail ne signifie pas que votre bureau est automatisé.

Qu’ est-ce qu’un système de bureautique ?

Un système bureautique est l’outil qui permet aux données de se déplacer d’un système à un autre sans intervention humaine ni inexactitude. Ces outils aident les organisations à collecter, gérer et analyser en toute sécurité afin d’accomplir leurs tâches quotidiennes et processus. Il optimise et automatise les processus et procédures métier existants.

Pourquoi utiliser un système bureautique ?

À l’ère numérique d’aujourd’hui, les systèmes de bureautique offrent toute une gamme d’avantages pour les entreprises de toutes tailles. Les systèmes de bureautique puissants réduisent les efforts manuels et stockent une grande quantité de données dans peu d’espace. Non seulement ils rationalisent les tâches quotidiennes, mais accélèrent également la récupération des informations. De plus, ces outils améliorent la visibilité des processus et aident les entreprises à détecter facilement les goulots d’étranglement. D’un autre côté, vous pouvez regarder le flux de données tout seul — c’est l’automatisation. Rationalisez votre bureautique

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Voici quelques-uns des avantages les plus importants de l’automatisation des flux de travail bureautique :

  • Réduction de l’effort manuel pour effectuer des tâches banales
  • Réduire les erreurs manuelles
  • Réduire le temps de traitement des articles
  • Obtenir des informations sur les mesures de performance des processus
  • Améliorez la visibilité des processus et identifions les goulets d’étranglement potentiels
  • Prendre des décisions commerciales judicieuses basées sur les données

L’ automatisation bureautique ajoute de l’efficacité à vos workflows, mais vous devez regarder au-delà des courriels et des formulaires numériques pour vraiment l’adopter.

Si vous êtes à la recherche d’une solution bureautique capable de faire passer vos flux de travail à un niveau supérieur, ne vous contentez pas de quoi que ce soit qui n’a pas ces cinq éléments essentiels.

Les cinq éléments essentiels des outils de bureautique

1. Concepteur de workflow facile

La création de workflows était autrefois le domaine des codeurs système durs. Ainsi, à mesure que le logiciel de flux de travail évoluait, il a supposé que les gens l’utilisaient seraient aussi des programmeurs.

Cependant, un système de bureautique moderne devrait commencer avec l’utilisateur professionnel à l’esprit, et non le codeur.

Lorsque vous vous asseyez pour tester un outil bureautique, commencez par créer vos propres workflows. C’est facile à quel point ? Pouvez-vous créer intuitivement la séquence de tâches nécessaires à la fin d’un processus ? Si vous ne parvenez pas à le comprendre dans les cinq premières minutes, vous devez passer à l’option suivante.

Un logiciel ne doit pas déterminer comment votre entreprise doit définir ses opérations. Il devrait plutôt aider vos équipes à renforcer les processus existants.

2. Compatibilité mobile

Votre bureau est mobile, et tous vos outils devraient l’être aussi. Que vous ayez des travailleurs à distance ou que vous souhaitiez simplement vous enregistrer en attendant un vol, l’outil bureautique que vous choisissez devrait fonctionner tout aussi bien sur le téléphone de quelqu’un lors d’un voyage en Chine que sur un PC au bureau principal.

Votre campagne marketing ne peut pas être retardé un jour juste parce que vous devez attendre que Greg revienne de ses vacances à Machu Picchu.

Vous devriez être en mesure d’exécuter vos processus principaux à partir d’un cloud sécurisé et ne jamais avoir à vous soucier de l’emplacement de vos données ou de qui les protège. Si vous utilisez un outil de bureautique comme Kissflow, alors Greg peut consulter le plan marketing sur son mobile depuis son hall d’hôtel au Pérou et donner son clin d’œil avant de prendre des selfies avec les lamas.

3. Intégration avec d’autres logiciels

Le logiciel bureautique n’est pas la seule chose que vous utilisez. Vous disposez de votre base de données interne, d’un CRM, d’un outil d’automatisation marketing et de votre logiciel financier, et c’est juste pour commencer. Lorsque vous comptez sur tant de systèmes, vous avez besoin d’un outil qui ne se contente pas de se tenir à lui-même.

De tous les logiciels disponibles, la bureautique devrait être le plus facile à intégrer à vos autres outils. Si ce n’est pas le cas, vous êtes bloqué en poussant des données à partir d’un système à un autre. Lorsque vous effectuez une évaluation, voyez quels types de pré-intégrations le logiciel bureautique fournit, ou s’il profite de la connexion à un outil comme Zapier pour ouvrir l’accès à des milliers d’autres outils cloud.

Automatisez et rationalisez tous vos processus

Démarrer l’essai gratuit 4. Rapports et analyses

Comment savez-vous si votre bureautique donne des résultats ? Vous ne pouvez pas seulement évaluer les performances du processus en fonction de la satisfaction de votre équipe. Les données sont le décideur ultime, et il est important pour votre entreprise de comparer l’historique d’un processus, sa vitesse, la qualité des résultats, etc.

L’ adoption d’un autre logiciel pour mesurer vos données de flux de travail prend du temps et est inutile. Pourquoi ne pas avoir un seul logiciel intégré avec des fonctions de reporting et d’analyse ? Les meilleurs produits bureautiques sont désormais équipés de cette fonctionnalité dans le cadre de leur offre fondamentale.

5. Options de contrôle d’accès

Tout comme limiter l’accès à vos locaux de bureau, vous devez également disposer de privilèges d’accès définis pour tous vos workflows d’entreprise.

Un bon système d’automatisation des flux de travail comprend cette exigence sensible et fera partie intégrante de ses fonctions de contrôle d’accès. Ne négligez pas cette fonctionnalité lorsque vous envisagez un logiciel de bureautique pour votre entreprise.

Quelles sont les fonctions des logiciels de bureautique ?

Un logiciel de bureautique idéal :

  • Nécessite moins d’espace pour stocker les données
  • Rationalise le stockage et la récupération des données
  • Récupère les informations instantanément
  • Élimine le besoin de conserver la paperasse
  • Supprime toute possibilité de redondance des données
  • Permet à plusieurs personnes d’accéder aux données
  • Réduit la possibilité d’erreurs

Économisez de l’argent, gagnez du temps, entrez dans le

avenir Si vous avez été trompé en pensant que votre bureau est automatisé, alors qu’il est vraiment juste numérisé, Il est temps de mettre à niveau vos workflows et de faire le saut vers l’automatisation bureautique.

Les bureaux qui automatisent peuvent économiser énormément de temps et d’argent et laisser leur personnel se concentrer sur les éléments qui apportent réellement de la valeur à l’entreprise. Essayez Kissflow aujourd’hui et voyez jusqu’où vous pouvez aller avec officeautomation.

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