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Comment traiter une réclamation avec un service clientèle par téléphone ?

Comment traiter une réclamation avec un service clientèle par téléphone ?

Lorsqu’un client a un problème ou une préoccupation concernant un produit ou un service qu’il a acheté sur internet, il peut être difficile de savoir quelle est la meilleure façon de le traiter. De nombreux e-commerces proposent un service client par téléphone pour vous aider à régler un souci. 

Préparez votre appel téléphonique 

Avant de passer votre appel téléphonique, il est important de vous assurer que vous êtes prêt et que vous avez toutes les informations nécessaires en main. Assurez-vous de connaître le nom du produit ou du service pour lequel vous appelez, ainsi que tout numéro d’identification qui lui est associé (tel qu’un numéro de commande). En outre, assurez-vous d’avoir toutes les informations de contact pertinentes (nom, adresse, adresse électronique) au cas où ils en auraient besoin. Enfin, le cas échéant, assurez-vous d’avoir tous les documents ou preuves d’achat qui pourraient vous aider. Pour trouver un contact cliquez ici.

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Restez calme et professionnel 

Lorsque vous parlez au service client par téléphone, il est important de rester calme et professionnel à tout moment. Il est essentiel d’être poli et courtois, crier ou se mettre en colère ne vous aidera pas à résoudre votre réclamation et pourrait même entraîner d’autres problèmes. Il est essentiel de garder la tête froide pour avoir une conversation productive avec les représentants du service client au téléphone.

Soyez clair et concis 

Lorsque vous parlez de votre réclamation au téléphone avec les représentants du service client, soyez aussi clair et concis que possible. Expliquez exactement ce qui s’est passé en détail afin qu’ils puissent mieux comprendre votre situation et prendre les mesures appropriées. Si d’autres personnes sont intervenues dans la résolution de votre problème (par exemple, des employés du magasin), donnez leur nom afin qu’ils puissent vérifier leur implication si nécessaire. Soyez prêt à répondre à des questions supplémentaires si on vous le demande, le fait de pouvoir fournir des informations spécifiques les aidera à résoudre votre réclamation plus rapidement.

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Écoutez attentivement les demandes du client

En plus d’expliquer clairement votre réclamation, vous devez demander l’avis du représentant du service client. Ils peuvent avoir des questions ou des suggestions sur la façon de résoudre votre problème qui pourraient vous aider à trouver une solution rapidement et efficacement.

Si le représentant propose une solution, écoutez-la attentivement avant de prendre toute décision. Si elle ne convient pas parfaitement à vos attentes, n’hésitez pas à en discuter avec lui et à proposer une autre option si possible.

Soyez poli et respectueux pendant l’échange téléphonique, car même si vous êtes mécontent(e) de la situation, cela ne justifie pas un comportement agressif ou impoli envers les employés qui font leur travail. Un ton calme et courtois peut aussi aider le représentant du service clientèle à être plus disposé à travailler avec vous pour résoudre votre réclamation.

N’hésitez pas non plus à exprimer votre gratitude lorsqu’une solution satisfaisante est trouvée. Les remerciements sincères peuvent encourager les employés du service clientèle à continuer leur excellent travail au quotidien.

Lorsque vous traitez une réclamation avec un service clientèle par téléphone, soyez patient(e), précis(e), concis(e), respectueux(se) mais ferme dans vos demandes afin que la situation soit gérée correctement tout en maintenant des relations cordiales entre tous les intervenants concernés.

Proposez des solutions adaptées et satisfaisantes

Lorsque vous traitez une réclamation avec un service clientèle par téléphone, il est primordial de proposer des solutions adaptées et satisfaisantes pour toutes les parties impliquées. Cela peut inclure une remise, un échange, ou même simplement des excuses sincères. N’ayez pas peur d’exprimer clairement vos besoins et attentes dans cette situation, mais soyez aussi prêt(e) à écouter les propositions du représentant du service clientèle.

Ne rejetez pas la demande initiale, mais plutôt cherchez ensemble une nouvelle option qui correspondra aux deux parties. Parfois cela nécessitera peut-être quelques minutes supplémentaires afin d’examiner différentes options.

Si le problème persiste sans solution envisageable immédiate, il conviendra de prendre rendez-vous avec un responsable compétent en mesure de résoudre votre souci en profondeur.

Soyez créatif(ve) et pensez hors des sentiers battus lorsqu’il s’agit d’envisager des alternatives possibles. Vous pouvez trouver qu’une option qui ne semblait pas idéale au départ pourrait finalement être la meilleure après avoir discuté plus précisément ensemble.

Assurez-vous que toute proposition soit aussi clairement expliquée que possible avant validation définitive : prenez bien note des conditions générales afin de comprendre pleinement ce qui vous sera offert ou non dans le cadre de votre réclamation auprès du service clientèle téléphonique.

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