Plus une entreprise se développe, plus il est important de mettre à jour sa base de données régulièrement. Négliger ce point peut avoir un impact sur l’approche marketing d’une société. En revanche, une base de données fiable permet un meilleur développement commercial. On vous explique donc comment la mettre à jour.
Plan de l'article
La base de données, à quoi ça sert ?
Par définition, les bases de données ont pour objectif de collecter des informations sur les clients et prospects. Elles doivent être organisées de façon à être facilement consultables et sont stockées sur des supports spécifiques, sous la forme de fichiers. Il existe plusieurs types de bases de données, à savoir la hiérarchique, celle en réseau ou encore celle qui s’oriente sur le texte.
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Les risques liés à une mauvaise gestion d’une base de données
Certaines entreprises ont tendance à prendre du retard dans le traitement des données clients, en raison d’un manque de ressources matérielles et humaines, ou parce que les solutions utilisées sont inadaptées. Dans ce cas, l’entreprise risque :
- Un alourdissement du poids des données, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires ou un allongement du temps d’accès aux données.
- Des doublons ou des erreurs.
- Des imprécisions en ce qui concerne les indicateurs clés de performance (KPIs), ce qui peut mener à prendre des décisions inadaptées.
Pour éviter ces problèmes, il est donc nécessaire de maintenir la base de données de l’entreprise à jour.
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Comment mettre à jour une base de données
En plus de vérifier sa liste d’emails, plusieurs astuces sont à connaître pour mettre à jour une base de données. Centraliser les données, tout d’abord. Cela permet de booster les ventes et d’optimiser la fidélisation des clients. Il s’agit aussi de permettre l’accès à ces informations à tous les collaborateurs, les prestations d’une entreprise étant souvent interdépendantes entre plusieurs pôles. Pour centraliser les informations, il est possible de recourir à un logiciel comme un CRM ou un outil collaboratif en ligne. En structurant correctement les données, une société garantit leur pertinence.
Faire un tri régulier dans les données
Autre manière de tenir à jour sa base de données, faire un tri régulier. De cette façon, il est possible de repérer les informations erronées et qui peuvent concerner des clients ayant changé d’adresse ou de numéro. Cela permet également de supprimer les doublons et de clarifier les informations. À noter que le dédoublonnage sera toujours plus simple si toutes les données sont stockées sur un seul document.
Enrichir et supprimer
L’enrichissement de la base et la suppression de certaines données doivent être effectués régulièrement. Il ne faut pas oublier que les clients sont la plus grande richesse d’une entreprise. Mettre en avant les principaux permet de mettre en place des stratégies commerciales qui leur sont adaptées et qui permet de conserver leur fidélité. Bien sûr, il est recommandé de supprimer les informations obsolètes en parallèle, de façon à ne garder que les prospects ayant le plus de chances de se transformer en clients. Enfin, n’oubliez pas de réaliser une sauvegarde régulière de votre base de données. Personne n’est à l’abris de tout perdre suite à une panne ou une fausse manipulation.
